Contoh Surat Dinas Dan Beberapa Aturan Penting Lainnya

Ada banyak sekali contoh surat dinas di internet yang bisa Anda lihat dan Anda jadikan referensi jika akan membuat surat dinas yang baik dan benar. Surat dinas adalah segala bentuk surat resmi yang digunakan dalam hubungannya dengan kegiatan-kegiatan kedinasan (lembaga atau instansi pemerintah). Surat dinas juga harus menggunakan format baku dan dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar serta menggunakan bentuk-bentuk ejaan yang disempurnakan. Pembuatan surat dinas memerlukan pemahaman mengenai bentuk surat itu sendiri. Biasanya, pekerja administratif telah dilatih untuk membuat surat-surat resmi kedinasan tersebut.

Sebuah surat dinas memiliki kegunaan antara lain sebagai dokumen tertulis yang resmi yang dapat menjadi dasar sebuah kebijakan, ketentuan atau kegiatan dan juga sebagai arsip tertulis yang disimpan sebagai pengingat jika suatu hari nanti dibutuhkan. Ada beberapa jenis surat dinas antara lain, surat pemberitahuan, surat keterangan, surat permohonan, memo, nota dinas dan lain sebagainya. Sebagai contoh, surat permohonan berisi permintaan akan sesuatu atau kesediaan dari pihak lain misalnya surat permohonan ijin, surat permohonan bantuan, surat permohonan pindah tugas dan lain-lain.

Sedangkan surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang berisi informasi yang perlu diketahui oleh pihak lain. Surat keterangan adalah surat resmi mengenai status seseorang atau keadaan sebuah barang yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi yang memegang kewenangan. Misalnya surat keterangan kelakuan baik, surat keterangan pindah sekolah, surat keterangan bebas narkoba, dan lain sebagainya. Surat keterangan ini biasanya digunakan untuk memberi rekomendasi atau meyakinkan pihak lain dan dibuat atas permintaan. Nota dinas atau memo merupakan catatan resmi atau surat khusus yang hanya beredar secara internal di sebuah lingkungan lembaga atau instansi kedinasan.

Surat dinas resmi memiliki bagian-bagian yang tidak boleh diubah-ubah peletakannya, dimulai dari kepala surat (kop surat), tanggal dan nomor surat serta lampiran. Di bawahnya adalah bagian untuk menulis nama dan alamat surat yang dituju. Baru setelah itu, bagian pembuka surat (salam), bagian isi surat (maksud dan tujuan pembuatan surat), bagian penutup dan kemudian diakhiri dengan tanda tangan dan identitas pembuat surat. Format baku dari surat dinas ini harus selalu digunakan secara tepat agar tidak terjadi kesalah-pahaman dalam berkomunikasi dengan pihak lain.

Untuk menghindari kesalahan, ada beberapa hal mengenai penempatan bagian-bagian sebuah surat dinas. Jika nama kota telah tercantum pada kop surat, maka pada penulisan tanggal, nama kota tidak perlu lagi ditulis lagi. Selain itu, angka tanggal dan tahun ditulis tanpa menggunakan tanda baca. Contoh 17 Agustus 1945 bukan 17 Agustus, 1945. Jika surat dinas tersebut disertai lampiran, maka jumlah lampiran perlu ditulis di bagian lampiran (setelah tanggal dan nomor surat) agar pihak penerima mengetahuinya dan mudah mengeceknya jika ada lampiran yang hilang.

Untuk bagian penulisan nama penerima surat, jika penerima surat memiliki gelar kesarjanaan, maka kata “Bapak” atau “Ibu” tidak ditulis sebelum gelar tersebut melainkan langsung diikuti dengan namanya. Contoh: Kepada Yth. Bapak Dani Situmorang, bukan Kepada Yth. Bapak Ir. Dani Situmorang. Untuk bagian penulisan alamat harus langsung tanpa awalan kata “Kepada”. Contoh : Yth. Bagian Personalia PT Maju Mapan. Jalan Sudirman No. 42. Semarang. Jangan lupa mencantumkan salam resmi seperti “Dengan hormat” yang ditulis dengan awalan huruf besar. Demikian sedikit mengenai contoh surat dinas. Semoga bermanfaat.

 

Comments

Popular posts from this blog

Mengulas Tentang Kumpulan Lagu Geisha

Mengenal Beberapa Penyanyi Yang Sukses Membawakan Lagu Islami

Kumpulan Lagu Iwan Fals Yang Melegenda Sampai Saat Ini